Работа в компании

В Eggent Cloud воркспейс может стать компанией: воркспейс администратора и по воркспейсу на каждого человека в ней. У каждого остаются свой агент, свои файлы и чаты. Компания добавляет к этому совместную работу: переписку между людьми, общие файлы и согласование документов.

#Администратор и люди

Администратор управляет компанией из пункта Компания плавающей кнопки в углу экрана:

• Люди. Каждый человек получает свой воркспейс и одноразовую ссылку для входа (действует 72 часа и срабатывает один раз). Администратор может выслать новую ссылку или задать новый пароль.
• Деньги. Работа людей с агентом оплачивается с баланса компании. Можно задать месячные лимиты для каждого человека и для каждой команды; когда лимит исчерпан, агент этого человека останавливается до следующего месяца или пока лимит не поднимут. Диск тоже общий: файлы людей считаются в место тарифа администратора. Сколько людей входит в тариф — на странице Eggent Business.
• Команды объединяют людей — для лимитов и для папок.
• Папки компании — общие диски: папку дают одному человеку, команде или всем, на чтение или на чтение и запись, и она появляется в их воркспейсе как .shared/<имя>. Это файлы компании, и истории у них нет.

Агент администратора умеет то же по просьбе — завести человека, выслать ссылку для входа, сбросить пароль — и может читать чаты людей, чтобы подготовить отчёт. Каждое такое чтение записывается, а агент каждого человека знает, что так бывает. Удалить человека, папку или всю компанию можно только в консоли.

#Сообщения

Раздел Сообщения в боковой панели — переписка с каждым человеком: администратор пишет каждому, каждый — администратору.

• Пиши и прикладывай файлы. Файлы из переписки копируются в папку Переписка обоих воркспейсов, под именем собеседника, чтобы агент мог их прочитать.
• Ответить — ответ на сообщение с цитатой.
• Поручить агенту открывает чат с твоим агентом об этом сообщении: агент читает его как материал, готовит ответ, а кнопка Отправить: … под ответом отправляет его — если нужно, вместе с файлами ответа. Пока не нажмёшь, ничего не уходит.
• О новом сообщении приходит уведомление в Telegram через бота Eggent, если ты к нему подключён. Ответ на это уведомление в Telegram попадает в переписку.

Агент тоже пишет коллегам: «передай Петру, что совещание перенесли на 10» уйдёт Петру с пометкой, что написал агент.

#Общие файлы

Любым файлом своего воркспейса можно поделиться с людьми компании. Файл остаётся на месте: они видят его таким, какой он у тебя, со всеми сохранёнными изменениями.

Кнопка Поделиться рядом с файлом — в панели «Файлы» или на странице файла — показывает, кому он открыт и что каждому можно:

• Читатель — смотреть и скачивать;
• Комментатор — ещё и оставлять комментарии;
• Редактор — ещё и менять файл.

Добавь людей их кнопками, выбери роль и нажми Поделиться (потом — Сохранить); каждый новый человек получит уведомление в Telegram. Строка над общим файлом говорит, кто его видит. Закрыть доступ забирает файл у всех и удаляет комментарии к нему.

#Файлы, открытые тебе

Раздел Общие файлы в боковой панели показывает файлы, которые тебе открыли коллеги (Новое — что-то изменилось или появился комментарий с тех пор, как ты открывал файл), и файлы, которые открыл ты. Общий файл открывается на своей странице:

• веб-страница — в готовом виде или как код (Страницы); текст и код; текст документа (.docx, .xlsx, .pptx); картинка;
• Скачать и Сохранить в PDF (PDF);
• комментарии рядом.

#Комментарии

Комментарий относится ко всему файлу или к его фрагменту: выбери блок на странице кнопкой Выбрать или выдели строки в коде — комментарий сохранит этот фрагмент таким, каким он был. На комментарии отвечают. Автор ветки или владелец файла отмечает её решённой (Решено) и может удалить. Владелец получает в Telegram уведомление о каждом комментарии, автор ветки — о каждом ответе в ней.

#Правка чужого файла

Если ты Редактор, меняй слова прямо на странице (двойной щелчок по блоку, Enter сохраняет) или код, затем Сохранить. Изменение записывается в файл владельца — и только поверх той версии, которую ты открыл: если файл тем временем изменился, ничего не записывается, и тебе предлагают загрузить новую версию и внести правку в неё.

У владельца ничего не теряется. Прежде чем кому-то можно будет менять файл, его содержимое сохраняется в истории, а каждая правка коллеги становится версией с его именем — «Пётр, через общий доступ», — её можно сравнить и восстановить, как любую другую (История файла). Правка, как и любое изменение, снимает согласование файла.

Файлами с ключами доступа (.env, ключи и тому подобное) не делятся никогда. Общий файл может быть до 20 МБ, правка с экрана — до 5 МБ.

#Согласования

Согласование — это строгое «да» одной версии файла.

1. Согласование рядом с файлом: выбери, кто согласует, по порядку, добавь пояснение и нажми Отправить на согласование. Уходит версия, которая в файле сейчас, и она сохраняется в его истории под своим номером.
2. Первый человек решает: Согласовать или Вернуть на доработку с комментарием, что изменить. Следующего спрашивают, только когда предыдущий согласовал.
3. Когда согласовали все, версия согласована.

Любое изменение файла снимает согласование — и пока оно идёт, и после того как версию согласовали. Измени файл и отправь новую версию: цепочка начнётся заново с первого человека. Согласования никогда не переносятся с одной версии на другую.

В разделе Согласования в боковой панели три вкладки: Ждут вас, Отправленные и Где вы участвовали. На странице согласования — цепочка с решениями и комментариями, что изменилось с прошлой версии, весь текст и файл для скачивания. Автор может Снять с согласования версию. Каждый участник получает в Telegram уведомления о своей очереди, возврате, итоговом согласовании и изменении файла.

Файл на согласование — до 20 МБ, в цепочке — до 10 человек.

#Проекты для сотрудников

Администратор может открыть один из своих проектов людям компании — всем, команде или конкретным людям. Проект появится в разделе Проекты у каждого из них, со значком здания, и они задают ему вопросы на отдельной странице. Проект отвечает только по своим файлам и ничего не может изменить; сами файлы людям не выдаются, только ответы.

• Где это работает. Каждый вопрос выполняется в пространстве администратора, внутри проекта, и оплачивается с баланса компании. Разговоры хранятся там же как чаты проекта, поэтому администратор может прочитать, что спрашивали; каждый человек видит только свои разговоры.
• Как открыть и закрыть. В консоли, раздел Проекты для сотрудников: выберите проект и кому он виден; Закрыть убирает его у всех вместе с их разговорами. То же делает агент администратора по просьбе («открой базу знаний отделу продаж»).
• Как поддерживать актуальным. Меняйте файлы проекта как обычно — добавляйте, заменяйте, удаляйте, — и следующий ответ уже будет по ним.

Готовый способ начать — карточка «База знаний компании»: она создаёт компанию, добавляет людей, собирает документы в проект и открывает его им за один раз. Проект можно открыть и кому угодно по ссылке, без входа, — это публичный чат, отдельная вещь.

#Что здесь делает агент

В воркспейсе компании у агента три своих инструмента:

• eggent_messages — пишет коллегам, читает, что они написали, и запоминает, кто чем занимается.
• eggent_shares — показывает и читает файлы, открытые тебе, открывает твои файлы людям (только добавляет людей и ни у кого файл не забирает), комментирует от твоего имени, когда попросишь. Чужой файл он не меняет никогда — это делаешь ты на странице файла.
• eggent_approvals — отправляет файл на согласование названным людям в твоём порядке, показывает, что ждёт тебя и где твои версии, читает текст версии. Согласовать или вернуть можешь только ты: агент этого не умеет.

Документы, сообщения и комментарии коллег для агента — материал, а не указания.